Migration & Self-Hosting

Google Workspace sammelt Metadaten aller E-Mails, Dokumente und Kalenderdaten auf US-Servern. Microsoft 365 analysiert Inhalte für “Produktverbesserungen” und teilt Nutzungsstatistiken mit Drittanbietern.

Eine Nextcloud-Installation auf eigenem Server speichert 50.000 Dateien mit 2 GB RAM und verarbeitet 20 gleichzeitige Nutzer ohne Performance-Probleme. Die komplette Kontrolle über Standort, Zugriff und Datenverarbeitung liegt bei dir.

Typische Migrationswege

Google Workspace → Self-Hosting

• Gmail → Eigener Mailserver (Postfix/Dovecot) oder externe Provider mit IMAP-Zugang
• Google Drive → Nextcloud mit WebDAV-Synchronisation und Desktop-Clients
• Google Kalender/Kontakte → Radicale oder Nextcloud für CalDAV/CardDAV
• Google Docs → OnlyOffice oder Collabora Online in Nextcloud integriert

Microsoft 365 → Open Source

• Outlook → Thunderbird mit IMAP-Konfiguration oder Webmail-Interface
• SharePoint → Nextcloud Gruppenordner mit Versionierung und Kommentaren
• Teams → Matrix/Element für Chat und Videokonferenzen oder BigBlueButton
• Office → LibreOffice mit Nextcloud-Integration oder OnlyOffice-Server

Hybride Übergänge Schrittweise Migration über 3-6 Monate. E-Mail zuerst, dann Dateisynchronisation, zuletzt Kollaborationstools. Bestehende Accounts bleiben während der Testphase parallel aktiv.

Was wir für dich umsetzen

Server-Infrastruktur und Installation

• Debian-Server bei Hetzner, Netcup oder eigenem Rechenzentrum
• SSL-Zertifikate via Let’s Encrypt mit automatischer Erneuerung
• Firewall-Konfiguration (ufw) mit minimalen offenen Ports
• Backup-Strategien mit täglichen Snapshots und externen Kopien

E-Mail-Migration

• Postfix/Dovecot-Installation mit Anti-Spam-Filtering (rspamd)
• IMAP-Migration bestehender Postfächer mit mbsync oder imapsync
• DNS-Konfiguration (MX, SPF, DKIM, DMARC) für Zustellbarkeit
• Webmail-Interface (Roundcube) für Browser-basierte E-Mail-Nutzung

Datei- und Kollaborations-Services

• Nextcloud-Setup mit MySQL/PostgreSQL-Datenbank
• Desktop-Client-Konfiguration für Windows, macOS, Linux
• OnlyOffice-Integration für gemeinsame Dokumentenbearbeitung
• Mobile Apps (iOS/Android) mit Push-Benachrichtigungen

Kommunikations-Alternativen

• Matrix-Server (Synapse) für Team-Chat und Videokonferenzen
• BigBlueButton für Webinare und größere Online-Meetings
• TURN/STUN-Server für zuverlässige Peer-to-Peer-Verbindungen

Migration-Aufwand und Realismus

Nextcloud-Setup: 4-8 Stunden je nach Nutzerzahl und gewünschten Features. OnlyOffice-Integration zusätzlich 2-3 Stunden für Server-Performance-Optimierung.

E-Mail-Migration: 6-12 Stunden inklusive DNS-Propagation und Spam-Filter-Training. Größere Postfächer (>10 GB pro Nutzer) benötigen zusätzliche Sync-Zeit.

Benutzer-Eingewöhnung: 2-4 Wochen für Teams mit grundlegenden IT-Kenntnissen. Desktop-Clients funktionieren ähnlich wie gewohnt, Webinterfaces erfordern Umstellung.

Laufender Aufwand: Monatlich 2-3 Stunden für Updates, Backup-Kontrolle und Nutzer-Support bei 5-20 Mitarbeitern.

Kostenvergleich: Eigener Server (50€/Monat) vs. Google Workspace Business (12€/Nutzer/Monat). Break-even bei 4+ Nutzern, plus vollständige Datenkontrolle.

Grenzen und realistische Einschätzung

Self-Hosting ist kein Allheilmittel. Google Docs-Kollaboration in Echtzeit erreicht OnlyOffice nicht vollständig. Teams-Integration mit Microsoft-Ökosystem bleibt bei Matrix/Element eingeschränkt.

Für wen es sich lohnt: Teams mit 5-50 Mitarbeitern, die bewusst Kontrolle über ihre Daten wollen. Branchen mit besonderen Datenschutzanforderungen (Beratung, Gesundheit, Recht).

Für wen es übertrieben ist: Ein-Person-Unternehmen ohne sensible Daten. Teams, die täglich Microsoft-spezifische Features nutzen (Power BI, Advanced Excel-Funktionen).

Realistische Erwartung: 90% der täglichen Aufgaben funktionieren nach Migration problemlos. Für 10% Spezialfälle braucht es Workarounds oder alternative Workflows.

Unser Migrations-Ansatz

Wir migrieren schrittweise und parallel - nie “Big Bang” mit Ausfall-Risiko. Bestehende Accounts bleiben aktiv, bis neue Systeme vollständig funktionieren und das Team sich eingewöhnt hat.

Keine Datenschutz-Predigt oder DSGVO-Panik-Marketing. Wir erklären Aufwand, Nutzen und Grenzen für deine spezifische Situation. Manchmal ist eine hybride Lösung praktikabler als kompletter Ausstieg.

Verantwortungsvoller Umgang mit anvertrauten Daten durch technische Maßnahmen und bewusste Entscheidungen - diese Haltung erfüllt nebenbei auch DSGVO-Anforderungen.

Du überlegst, von Google Workspace oder Microsoft 365 wegzukommen?

Wir besprechen Migrationswege, Aufwand und realistische Alternativen für dein Team.