Google Workspace sammelt Metadaten aller E-Mails auf US-Servern

Google Workspace analysiert E-Mail-Inhalte für “Smart Compose” und “Priority Inbox”. Kalender-Metadaten (wer trifft wen, wann, wo) werden auf US-Servern gespeichert. Google Drive scannt hochgeladene Dokumente für “Content Policy Enforcement” und teilt Nutzungsstatistiken mit Drittanbietern.

Ein Nextcloud-Server auf deutschem Hoster speichert 50.000 Dateien mit 2 GB RAM. Ein Postfix/Dovecot-Mailserver verarbeitet 20.000 E-Mails pro Tag auf Standard-Hardware. Komplette Kontrolle über Standort, Zugriff und Datenverarbeitung liegt bei dir.

Das Problem: Google Workspace ist praktisch, aber du hast keine Kontrolle über deine Daten. Ein eigener Server gibt dir diese Kontrolle zurück.

Was du bekommst

Nextcloud-Installation für Dateien und Kollaboration

• Nextcloud auf eigenem Server (Hetzner, Netcup oder dein Rechenzentrum)
• WebDAV-Synchronisation für Desktop-Clients (Windows, macOS, Linux)
• Mobile Apps (iOS, Android) mit automatischer Foto-Synchronisation
• OnlyOffice-Integration für gemeinsame Dokumentenbearbeitung
• Kalender und Kontakte via CalDAV/CardDAV

Eigener Mailserver mit Anti-Spam

• Postfix/Dovecot-Installation für IMAP/SMTP
• Rspamd für Spam-Filterung und Virus-Scanning
• DKIM, SPF, DMARC-Konfiguration für E-Mail-Zustellbarkeit
• SSL-Verschlüsselung via Let’s Encrypt
• Webmail-Interface (Roundcube) für Browser-Zugriff

Daten-Migration von Google

• Gmail-Export via IMAP-Sync (alle E-Mails bleiben erhalten)
• Google Drive-Download und Upload zu Nextcloud
• Kalender-Export (ICS-Format) und Import zu Nextcloud
• Kontakte-Export (VCF-Format) und Import zu CardDAV
• Geteilte Dokumente und Ordner-Strukturen übernehmen

DNS-Konfiguration und E-Mail-Routing

• MX-Records für Mailserver-Umstellung
• SPF/DKIM/DMARC-Einträge für Spam-Schutz
• Subdomain-Setup für Nextcloud (z.B. cloud.deinedomain.de)
• SSL-Zertifikate für alle Services
• Testing-Phase mit parallelem Betrieb (alte E-Mails bleiben bei Google)

E-Mail-Support (3 Monate)

• Unterstützung bei technischen Fragen
• Hilfe bei Workflow-Anpassungen
• Troubleshooting bei Problemen
• Optimierungen nach Go-Live

Optional: Video-Tutorials statt Live-Einweisung
Für Benutzer-Onboarding empfehlen wir das Video-Tutorial-Paket (siehe unten).

Festpreis-Optionen

Server-Setup (Remote, SSH-basiert): €2500

• Nextcloud-Installation auf eigenem Server
• Eigener Mailserver mit Anti-Spam
• Daten-Migration von Google
• DNS-Konfiguration und E-Mail-Routing
• 3 Monate E-Mail-Support

Optional: Video-Tutorial-Paket (einmalig): €200

8 Tutorial-Videos enthalten:

1. Nextcloud-Desktop-Client installieren
2. Mobile-App einrichten
3. E-Mail-Client-Setup
4. Kalender und Kontakte synchronisieren
5. OnlyOffice für Dokument-Kollaboration
6. Dateien teilen und Berechtigungen verwalten
7. Mobile Foto-Synchronisation aktivieren
8. Workflow-Tipps für ehemalige Google-Workspace-Nutzer

Gesamt mit Video-Paket: €2700

Zahlungskonditionen

Anzahlung: 50% bei Projektstart (vor Arbeitsbeginn)
Restzahlung: 50% bei Go-Live und Abnahme

Dies sichert beide Seiten ab: Du siehst Fortschritt während der Umsetzung, wir haben Planungssicherheit für den Arbeitsaufwand.

Umsetzungsdauer: 3-4 Wochen (inklusive DNS-Propagation und Testing)

Aufwands-Breakdown (Server-Setup):

• Server-Setup: 6-8 Stunden (Nextcloud + Mailserver + Firewall)
• E-Mail-Migration: 8-12 Stunden (IMAP-Sync + DNS-Umstellung + Testing)
• Datei-Migration: 4-6 Stunden (Google Drive → Nextcloud Transfer)
• Kalender/Kontakte: 2-3 Stunden (Export/Import + Sync-Tests)
• Testing & Feintuning: 6-8 Stunden (Performance, Spam-Filter-Training)

Für wen sich der Exit lohnt

KMU mit 5-50 Mitarbeitern:

• Beratungsunternehmen mit sensiblen Kundendaten
• Handwerksbetriebe mit lokaler Infrastruktur-Präferenz
• Agenturen mit DSGVO-bewussten Kunden
• Vereine oder NGOs mit Datenschutz-Fokus

Branchen mit besonderen Anforderungen:

• Gesundheitswesen (Patientendaten dürfen Deutschland nicht verlassen)
• Anwaltskanzleien (Mandanten-Kommunikation unterliegt Verschwiegenheit)
• Steuerberater (Finanzdaten auf eigenen Servern)
• Bildungseinrichtungen (Schülerdaten unter eigener Kontrolle)

Teams mit einfachen Kollaborations-Bedürfnissen:

• Hauptsächlich E-Mail-Kommunikation und Datei-Austausch
• Dokumentenbearbeitung mit OnlyOffice oder LibreOffice ausreichend
• Keine komplexen Google Workspace-Integrationen (Scripts, Apps)
• Bereitschaft für Workflow-Anpassungen

NICHT geeignet für

Große Organisationen:

• Mehr als 100 Mitarbeiter (brauchen spezialisierte E-Mail-Lösungen)
• Mehrere Standorte mit komplexen Netzwerk-Anforderungen
• Compliance-Zertifizierungen (ISO 27001, SOC 2) erforderlich
• Dediziertes IT-Team für Server-Administration vorhanden

Heavy Google-Integration:

• Google Workspace Scripts für Automatisierungen
• Extensive Google Forms-Nutzung für Prozesse
• Google Sites als Intranet-Lösung
• Tight Integration mit anderen Google Cloud-Services

Spezielle Anforderungen:

• Archivierungspflichten mit Legal Hold-Funktionen
• E-Discovery-Anforderungen für rechtliche Verfahren
• Advanced Threat Protection mit KI-basierter Erkennung
• 24/7-Verfügbarkeit mit SLA-Garantien

Workflow-Constraints:

• Team arbeitet ausschließlich mit Google Docs-Echtzeit-Kollaboration
• Mobile-First-Arbeitsweise mit schwachen Internet-Verbindungen
• Keine Bereitschaft für Desktop-Client-Installation
• Mitarbeiter ohne grundlegende IT-Kenntnisse

Realistischer Migrations-Ablauf

Woche 1: Setup und Testing

• Server-Installation (Nextcloud + Mailserver)
• Test-Accounts für Kern-Team anlegen
• Erste Daten-Migration zum Testen
• E-Mail-Routing parallel zu Google einrichten

Woche 2: Haupt-Migration

• Alle Gmail-Postfächer via IMAP-Sync migrieren
• Google Drive-Inhalte zu Nextcloud übertragen
• Kalender und Kontakte exportieren/importieren
• DNS-Einträge vorbereiten (noch nicht aktivieren)

Woche 3: Testing und Feintuning

• Performance-Tests unter Last
• Spam-Filter-Training mit echten E-Mails
• Mobile-App-Tests auf verschiedenen Geräten
• Backup-Strategie aktivieren und testen

Optional: Video-Tutorial-Bereitstellung

• Falls Video-Paket gebucht, werden Zugangsdaten bereitgestellt für Mitarbeiter-Onboarding.

Woche 4: Go-Live und Nachbetreuung

• DNS-Umstellung für E-Mail (MX-Records)
• Google Workspace parallel für 1 Woche (Sicherheit)
• Spam-Filter-Training mit echten E-Mails
• Support für auftretende Fragen und Probleme

Nach Go-Live:

• Google Workspace Kündigung nach erfolgreicher Testphase
• Backup-Strategie aktivieren (täglich, wöchentlich, monatlich)
• 3 Monate Support für Optimierungen
• Optional: Wartungsvertrag für laufende Updates

Erwartbare Unterschiede zu Google Workspace

Was besser wird:

• Volle Kontrolle über Daten-Standort und Zugriff
• Keine Metadaten-Sammlung oder Content-Scanning
• Keine plötzlichen Feature-Änderungen

Was anders ist:

• OnlyOffice-Echtzeit-Kollaboration funktioniert, aber nicht 100% wie Google Docs
• Spam-Filter braucht 1-2 Wochen Training (nicht sofort perfekt)
• Mobile Apps brauchen kurze Eingewöhnung (andere UI als Google)
• Desktop-Clients nötig für optimale Datei-Synchronisation

Was du lernen musst:

• Nextcloud-Oberfläche statt Google Drive-Interface
• E-Mail-Client-Konfiguration (Thunderbird, Apple Mail)
• CalDAV/CardDAV-Sync für Kalender und Kontakte
• Backup-Verantwortung liegt bei dir (nicht automatisch wie bei Google)

Häufige Fragen

Funktioniert die E-Mail-Zustellung genauso zuverlässig wie bei Google? Ja, mit korrekter DKIM/SPF/DMARC-Konfiguration. Die ersten Wochen braucht der Spam-Filter Training. Danach ist Zustellrate vergleichbar mit Google.

Was passiert mit geteilten Google Docs-Dokumenten? OnlyOffice in Nextcloud bietet Echtzeit-Kollaboration. Nicht 100% identisch mit Google Docs, aber für die meisten Anwendungen ausreichend. Alternative: LibreOffice für lokale Bearbeitung.

Kann ich meine @gmail.com-Adresse behalten? Nein. Du brauchst eigene Domain (z.B. info@deinefirma.de). Gmail-Adressen gehören Google. Wir richten Weiterleitung ein für Übergangsphase.

Wie funktioniert Kalender-Synchronisation zwischen Mitarbeitern? CalDAV in Nextcloud. Geteilte Kalender wie bei Google, Termin-Einladungen per E-Mail. Funktioniert mit Thunderbird, Apple Kalender, Android/iOS-Apps.

Was ist mit Spam und Viren? Rspamd filtert Spam mit Bayes-Filter und Heuristiken. ClamAV scannt auf Viren. Die ersten 1-2 Wochen braucht der Filter Training (Spam als Spam markieren).

Brauche ich technisches Wissen nach der Migration? Für tägliche Nutzung nein - Nextcloud und E-Mail funktionieren wie gewohnt. Für Server-Administration ja - entweder Wartungsvertrag oder eigenes IT-Team.

Kann ich später wieder zurück zu Google? Technisch ja. IMAP-Export zurück zu Gmail ist möglich. Aber nach einigen Monaten mit eigener Kontrolle willst du nicht zurück zu Google-Metadaten-Sammlung.

Was du für die Migration brauchst

Google Workspace Admin-Zugang:

• Super-Admin-Rechte für Export-Funktionen
• Zugriff auf Admin-Console für User-Management
• Berechtigung für DNS-Änderungen der Domain

Eigener Server:

• Hetzner Cloud-Server (CX31, €12/Monat) oder vergleichbar
• Domain mit DNS-Verwaltung (für MX/SPF/DKIM-Records)
• SSH-Zugang für Server-Administration

Zeitinvestment von deiner Seite:

• 2-3 Stunden für initiales Setup und Zugriffs-Freigaben
• 2 Stunden für Benutzer-Einweisungs-Termine
• 1 Stunde für DNS-Umstellung und Go-Live-Koordination
• Erste Woche erhöhter Support-Bedarf für Mitarbeiter-Fragen

Der nächste Schritt

Du überlegst, von Google Workspace zu eigenem Server zu wechseln?

Wir besprechen:

• Ist dein Team-Setup für Migration geeignet?
• Welche Google-Features brauchen Alternativen?
• Realistischer Zeitrahmen für deine Mitarbeiterzahl
• Server-Anforderungen und Hosting-Optionen

Keine Verpflichtung. Klare Einschätzung, ob Self-Hosting für dich passt.

Alternative: Nicht komplett, sondern hybrid?

Falls kompletter Google-Exit zu radikal ist (Team stark auf Google Docs angewiesen), bieten wir auch Hybrid-Lösungen:

• Nur E-Mail zu eigenem Server (Gmail bleibt für andere Services)
• Nur Dateien zu Nextcloud (Gmail + Kalender bleiben bei Google)
• Stufenweise Migration über 6-12 Monate

Hybrid-Migration: Ab €2000 je nach Umfang

Mehr über Hybrid-Lösungen →

Von Google-Servern zu eigener Kontrolle - durch Self-Hosting mit Nextcloud und eigenem Mailserver.